Gestion du temps et de l’organisation : mon positionnement au sein de la clinique

« Ce qui est important est rarement urgent, ce qui est urgent est rarement important » PR Eisenhower
Pour ne pas subir son activité : savoir gérer son temps et son organisation est primordial.
Au cours de ces 2 jours de formation, nous vous aiderons à identifier vos priorités et à gérer votre activité plus sereinement.

 

Découvrez le Témoignage de Manon qui a participé à cette formation :

« J’en veux plus ! Lieu incroyable, formation ouvrant des perspectives et un formateur au top ! Merci encore , ainsi qu’aux organisatrices »

 

Objectifs de la formation

La formation permettra à l’ASV d’optimiser l’organisation du poste d’ASV à l’accueil, en soin et en chirurgie, d’apprendre à optimiser le temps et les missions, ainsi que de travailler sur le rôle et les missions des ASV au sein de l’équipe avec les relations entre ASV et entre ASV et vétérinaires.

Objectifs pédagogiques

A la fin de la formation,

L’ASV sera capable de :

  • Comprendre la place de l’ASV dans l’équipe médicale et la responsabilité qui en découle (ASV d’accueil, ASV mixte, ASV de soin, ASV de bloc),
  • Organiser le temps de travail et de planifier des actions en fonction des contraintes d’agenda (heures d’affluences, besoin des vétérinaires en consultation/soin/chirurgie, composition de l’équipe),
  • Anticiper, organiser et prendre des initiatives adaptées à la mission et aux responsabilités de l’ASV.

Découvrez le contenu détaillé de la formation un peu plus bas dans cette page.

Informations pratiques

Déjeuner durant les journées de formation : inclus dans le programme pour tous les participants pour toutes les journées de formation. Le département formation se charge des réservations.

Hébergement la veille de votre formation et entre les journées de formation (si jours successifs) : Si vous avez besoin d’une chambre la veille de votre formation ou entre les journées de formation, merci de le préciser dans le formulaire d’inscription. Le département formation se charge de réserver votre chambre. Une confirmation de réservation vous sera envoyée en parallèle de votre confirmation d’inscription.

  • /!\ : Attention, pour les participants ayant demandé la réservation d’une chambre, le diner la veille n’est pas inclus. Si la formation comporte des journées successives, le diner entre les journées de formation est inclus.
  • Pour les participants n’ayant pas demandé de réservation d’une chambre, seuls les déjeuners pendant les journées de formation sont inclus.

Toutes ces réservations seront facturées à la clinique comme précisé ci-dessous.

Cette formation est prise en charge dans le cadre de la mutualisation des budgets formation de la direction médicale. Pour des raisons réglementaires, la clinique recevra néanmoins une facture qu’elle devra valider (frais d’inscription et frais d’hébergement/restauration le cas échéant).

Prérequis

Aucun prérequis.

Modalités pédagogiques et d’évaluation

Mise à disposition d’un extranet par participant (planning, liste des formateurs avec expertises, espace partagé avec le formateur, …).
Supports de formation remis avant ou après la formation sur l’extranet (études de cas, analyse d’image / vidéo).

Une évaluation des connaissances par QCM sera réalisée en début et en fin de formation.

Mesure de satisfaction à chaud par l’envoi d’un questionnaire à l’issue immédiate de la session, mesure de satisfaction à froid et d’impact de la formation à ± 3 mois.

 

Contenu

Matin :

  • Définir les missions “générales” de l’ASV (40 min)
  • Les tâches de l’ASV et la loi (20 min)
  • La charge de la responsabilité et définitions (20 min)

– Responsabilité juridique

– Responsabilité civile

-Responsabilité pénale

  • Les principaux processus inhérents au fonctionnement d’un ESV (1h20)
  • Les tâches rattachées aux processus (1h20)

 

Après-midi :

  • Définir une organisation permettant de couvrir l’ensemble des processus (4h)

– “Organisation” : définition et objectifs (45 min)

– Cadrer une organisation : définition de la hiérarchie (45 min)

– Les pôles de compétence (45 min)

– Les processus, le cadre définissant la mission des pôles de compétence (45 min)

– “L’ASV volant”, un indicateur de la désorganisation (1h)

Tâches non attribuées ou non définies = carence organisationnelle

Une probable réponse aux modes de fonctionnement dégradé

Des coordinateurs de pôles, une solution pour ne pas fonctionner en SILO

Matin :

  • Les routines de travail (1h)

– Définir les routines (accueil, soin, chirurgie)

– Contrôler les routines

  •  Organiser les équipes en lien avec la charge de travail (1h30)

– Affluence et charge d’activité : les faux amis

– La courbe de charge d’activité hebdomadaire

– La courbe de charge d’activité journalière

– Lisser l’activité pour éviter la désorganisation liée aux pics d’activité

  • Le planning de RDV : la base de l’optimisation de l’activité (1h30)

– Méthode de remplissage => Consulter dans les meilleures dispositions et optimiser le CA de la journée

– Les créneaux de délestage => Garantir des consultations à 48 heures max pour les pathologies

– Insérer les urgences => L’urgence une consultation comme les autres, mais non planifiée

– Les créneaux de chirurgie => Plus de chirurgie en moins de temps : confort pour le chirurgien et l’animal

 

Après-midi :

  • La gestion des flux (1h30)

– Accueil

– Soin

– Chirurgie

– Entre les pôles

  • L’ASV, le lien entre l’animal et le vétérinaire (1h)

– Accueil

– Soin

– Chirurgie

  • La méthode 5 S, ou comment optimiser l’environnement de travail (1h30)
(4.7)